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    西安医学高等专科学校公文制发程序
    2014-05-22 16:10   审核人:   (点击数:)

    一、拟稿

    (—)凡以学校名义行文的公文,由某一职能部门主办或承办的,应由该部门负责公文的草拟工作;全局性或综合性的公文,由学校办公室文字秘书负责拟稿。

    (二)凡以学校办公室名义行文的一切公文,无论文稿由何部门草拟,均由学校办公室负责处理;各部门不得将草拟的文稿直接送校领导签批。

    (三)草拟公文应注意:

    1、符合国家法律、法规,符合党和政府的方针、政策及有关规定。

    2、情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼。

    3、请示应当一文一事;报告中不得夹带请示事项。

    4、按照归档要求,草拟公文一律用A4纸的打印稿,并附电子稿。

    5拟文单位应填写《公文稿件首页纸》(见附件一),按拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序进行管理。

    二、审理

    (一)受理登记

    1、文字秘书在收到文稿时须认真检查,凡符合下列要求的应予受理:

    1)文稿首页使用学校发文稿纸,拟稿人、部门负责人在相应栏目内签署姓名、时间。

    2)文稿文理通顺,誊写清楚。

    3)文稿受理后应在《收文簿》中登记收文号、文稿标题等。

    4)对不符合上述要求的文稿,可说明理由,退主办部门修订完善或另作处理。

    (二)审核把关

    1、文字秘书对已受理的文稿,应在熟悉文稿基本内容、把握文稿基本精神的基础上,认真审核。

    2、审核文稿应把好五关:

    (1)行文关。确定是否需要行文,以何名义行文。

    (2)内容关。审查材料是否真实、准确,观点是否准确。

    (3) 政策法规关。审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规;与学校已经公布、仍在执行的政策、规定有无矛盾;如属提出新的政策、规定、建议,按照职责权限是否经校党委常委会议、校长办公会或有关部门研究,是否需要废止现行有关政策、规定。

    (4)文字关。审查文字是否条理清楚、合乎逻辑;遣词造句、标点符号、数字及计量单位、人名、地名、专用术语是否准确、规范。

    (5) 体例格式关。审查拟定的公文文种、标题、主送单位、抄送单位、主题词等是否符合规定。

    (三)加工修改

    1、对已确认以学校名义行文的文稿,要针对审核中发现的问题,认真修改。文稿需作较大改动的请主办部门修改;无需做大改动的,由文字秘书修改。

    2、文字秘书修改文稿应遵循以下原则:

    1)技术性的修改由文字秘书全权负责;

    2)涉及实质性内容的修改应征求主办部门和有关部门的意见。实质性内容改动较大的,应请主办部门负责人审阅修改稿并签署意见。

    (四)送审送签

    拟以学校名义上报下发的文件,经文字秘书修改加工后,按以下程序送审、送签:

    1、 以学校名义行文的文稿由拟稿部门负责人审阅,学校办公室主任拟办,具有签发权的校领导签发。

    2、 以学校办公室名义行文的文稿由学校办公室文字秘书审核、学校办公室主任签发。

    3、未经文字秘书审阅的文稿,一般不送办公室主任审签。

    (五)缮印

    1、经领导签发的公文定稿,方可送校办文印室进行缮印。

    2、 凡经领导签发的文稿,文印员不能自主改动。若发现原稿不清或有错误的地方,须经文字秘书请示签发人批准。

    3、 公文印制的格式、标准,参照《陕西省国家行政机关公文处理实施办法》(陕政发【200122号)有关要求执行。

    (六)校对

    1、以学校办公室名义行文的文件,文印员进行粗校后,至少要再进行两次校对后,方可印发。

    2、学校办公室起草的文件,由办公室进行校对;部门起草的文件由起草部门进行校对。

    三、用印

    1、公文制成后,按照公文制发要求加盖公章。公文的发文稿纸和原稿送交存档后,方可予以加盖公章。

    2、加盖印章应注意:

    1)加盖印章的公文份数与原稿中标明的印制份数相同。

    2)用印位置正确。印章应加盖在正文右下方,发文时间的中上方,上沿应不压正文,底边在发文时间之下,即所谓“齐年盖月”。

    若发文时间在前,印章可盖在正文末空档处;若正文末页无空档可另加空白页注明发文时间并盖章,同时在该页左上方标明“(此页无正文)”。联合发文,印章顺序应与发文机关的顺序相一致。最后一枚印章与发文时间相叠。

    四、 印发

    1.公文签发后,一般情况下,纸质文件一般印5份,用于存档和分发给校领导,特殊需要可以根据要求印制。

    2.由部门承办的文件,装订等工作由该部门负责。

    五、归卷

    1.公文分发完毕后,应及时对公文进行整理、归卷。

    2.把公文草稿、定稿、正本(两份)及需要存档的有关材料,归并整理在一起,保管起来。整理时,应按照公文的种类进行整理,保证齐全,便于保管、查找和利用。

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